Wird ein Fahrtenbuch geführt, muss es ein ganzes Wirtschaftsjahr umfassen. Ein Wechsel von der Fahrtenbuchmethode zur pauschalen Ein-Prozent-Regel (oder umgekehrt) ist also nur zum Jahreswechsel oder bei einem Wechsel des Fahrzeugs möglich. Somit ist nun der ideale Zeitpunkt, um sich darüber Gedanken zu machen.

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Ob die Ein-Prozent-Regel oder die Fahrtenbuchmethode steuerlich günstiger ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Ein Fahrtenbuch bietet aber oft Vorteile, wenn

• eine überwiegend betriebliche Nutzung des Pkw erfolgt (= geringe Privatnutzung) und
• ein Pkw mit einem hohen Bruttolistenpreis gefahren wird.

Wann besteht ein Wahlrecht?

Die Privatnutzung für einen Pkw kann nach der Ein-Prozent-Regel oder der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Hier ist allerdings zu beachten, dass die Ein-Prozent-Regel nur bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens möglich ist. Bei einer betrieblichen Nutzung von 50 % (oder weniger) scheidet diese Methode folglich aus.

Häufige Beanstandungen bei Fahrtenbüchern

An ein Fahrtenbuch werden hohe Anforderungen gestellt. In der Praxis zeigt sich, dass die meisten Ansatzpunkte für Kritik am Fahrtenbuch bei nicht zeitnahen Aufzeichnungen der Fahrten, bei unschlüssigen Angaben und bei elektronischen Aufzeichnungen gegeben sind. Häufige Beanstandungen sind:

• Im Fahrtenbuch ist ein anderer Kilometerstand als auf einer Werkstatt- oder TÜV-Rechnung vom selben Tag vorhanden.
• Kfz-Kosten (wie Tanken, Autowäsche etc.) wurden als Betriebsausgabe gebucht. Im Fahrtenbuch sind an dem jeweiligen Tag jedoch keine entsprechenden Eintragungen oder Eintragungen zu einem vollkommen anderen Ort vorhanden.
• Bei mehrtägigen Reparaturen lt. Reparaturrechnung erfolgen weiterhin fortlaufende Eintragungen im Fahrtenbuch.
• Die Tankbelege passen im zeitlichen und mengenmäßigen Bezug nicht zu den Kilometerangaben (z. B. laut Fahrtenbuch 2.000 km gefahren, ohne zu tanken).
• Die Eintragungen werden über einen längeren Zeitraum mit gleichem Schriftbild und Stift getätigt („zeitnahe Eintragung“).
• Ein elektronisches Fahrtenbuch wird mithilfe von Excel geführt (keine Unveränderbarkeit der Angaben gewährleistet).

Folgen eines nicht ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs

Ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß, kann dieses der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden. Vielmehr ist der Anteil für die private Nutzung nach der pauschalierenden Ein-Prozent-Regel zu bemessen. Voraussetzung ist allerdings, dass der Pkw zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Bei einer geringeren betrieblichen Nutzung ist der Privatanteil im Schätzungsverfahren zu ermitteln (z. B. anhand formloser Aufzeichnungen über einen repräsentativen und zusammenhängenden Zeitraum von drei Monaten).