Für viele Unternehmer steht in den nächsten Wochen wieder die Inventur auf dem Programm. Um den Anforderungen an eine ordnungsmäßige Inventur gerecht zu werden, werden einige grundlegende Hinweise zur Planung und Umsetzung der Inventur vorgestellt.
Inventursysteme
Kaufleute, die nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften Bücher führen, sind zur Inventur verpflichtet. In Abhängigkeit vom Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme unterscheidet man die klassische Stichtagsinventur, die vor- oder nachverlagerte Stichtagsinventur (bis zu drei Monate vor bzw. bis zu zwei Monate nach dem Bilanzstichtag) und die permanente Inventur.
Hinweis | Die klassische Stichtagsinventur, die am Bilanzstichtag erfolgt, ist am verbreitetsten. Zulässig ist jedoch auch eine zeitlich ausgeweitete Inventur, die bis zu zehn Tage vor oder nach dem Stichtag durchgeführt wird.
Grundsätzliches
In den Aufnahmelisten dürfen keine Soll-Bestände eingetragen sein. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass diese Werte (einfach) übernommen werden.
Grundsätzlich sollten Mitarbeiter nicht in ihrem eigenen Arbeitsbereich mit der Aufnahme betraut werden, um Fehlaufzeichnungen hinsichtlich Qualität und Menge aus persönlichen Gründen zu vermeiden. Diese Mitarbeiter können aber als Aufschreiber in den Teams eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass die aufgenommenen Artikel eindeutig identifiziert werden.
Der Inventurleiter sollte den vollständigen Rücklauf der Aufnahmelisten überwachen und dafür sorgen, dass die Werte zeitnah in die EDV übertragen werden. Sofern die Programme die Möglichkeit bieten, die eingegebenen Bestände mit den bisher geführten Lagerbeständen abzugleichen, sind wesentliche Differenzen sofort zu klären, da dies im Nachhinein meist nicht mehr oder nur unter erheblichem Aufwand möglich ist.
Nach Beendigung der körperlichen Aufnahme kann die Vollständigkeit der Inventur durch einen Rundgang des Inventurleiters geprüft werden.
Inventuranweisung
Wenn mehrere Personen die Inventur durchführen, bietet es sich an, die wichtigsten Eckpunkte der Inventur in einer Inventuranweisung festzuhalten. Die Inventuranweisung sollte den beteiligten Personen zeitnah ausgehändigt werden, damit Fragen bereits im Vorfeld geklärt werden können. Darüber hinaus ist es sinnvoll, dass der Inventurleiter den Inventurablauf unmittelbar vor der eigentlichen Zählung in einer kurzen Besprechung skizziert.
In einer Inventuranweisung können bzw. sollten zumindest folgende Punkte aufgenommen werden:
Wichtige Punkte für die Inventuranweisung
• Angabe des Inventurortes
• Termin und Beginn der Inventur
• Verantwortlicher Inventurleiter
• Eindeutige Definition der Inventurbereiche, um Überschneidungen und Doppelaufnahmen zu vermeiden
• Festlegung der Aufnahmeteams (jeweils bestehend aus einem Ansager und einem Aufschreiber) und den diesen jeweils zugewiesenen Aufnahmebereichen
• Vermeidung von Sprunginventuren (kein Zusammenzählen von gleichen Artikeln an unterschiedlichen Lagerorten)
• Anweisungen, wie mit den Aufnahmelisten zu verfahren ist
• Erfassung und Kennzeichnung von erkennbar beschädigten Artikeln (Hinweise in den Aufnahmelisten)
• Kennzeichnung der aufgenommenen Artikel (z.B. durch Anbringung von Aufklebern mit Jahreszahl)
• Keine Erfassung von Artikeln, die Kunden bereits in Rechnung gestellt wurden
• Bei einer zeitnahen Inventur nach dem Stichtag dürfen nur die Artikel aufgenommen werden, die bereits am Stichtag angeliefert waren
• Beachtung grundlegender Inventurprinzipien (z.B. Erfassung nur mit dokumentenechten Stiften, Unterzeichnung der Aufnahmelisten durch Ansager und Aufschreiber)
