Im Laufe der Jahre sammeln sich viele Unterlagen an, sodass der Platz knapp wird. Es stellt sich somit die Frage, welche betrieblichen und privaten Unterlagen ab 2016 nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind und vernichtet werden können. Antworten liefert u.a. der Bund der Steuerzahler Hessen e.V.

Betriebliche Unterlagen

Die Aufbewahrungspflichten für betriebliche Unterlagen ergeben sich insbesondere aus dem Steuer- und dem Handelsrecht. Aufbewahrungspflichten können sich aber auch aus anderen Rechtsgebieten (z.B. dem Sozialversicherungsrecht) ergeben.

In § 147 sieht die Abgabenordnung zwei wichtige steuerliche Aufbewahrungsfristen vor:

• Zehn Jahre lang müssen z.B. Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege aufgehoben werden. Gleiches gilt für alle Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die diese Belege verständlich machen und erläutern. Folglich können die entsprechenden Unterlagen des Jahres 2005 und früherer Jahre ab 2016 vernichtet werden.

• Sechs Jahre lang müssen z.B. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind (z.B. Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel), aufgehoben werden. Somit können die Unterlagendes Jahres 2009 und früherer Jahre ab 2016 vernichtet werden.

Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z.B. die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht wurde oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind.

Vor der Entsorgung ist jedoch zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt vor allem bei begonnenen Außenprüfungen, vorläufigen Steuerfestsetzungen, anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen sowie bei schwebenden oder nach einer Außenprüfung zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren.

Private Unterlagen

Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht. Sie werden aber bei der Einkommensteuerveranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt. Somit sollten die Belege bis zum Eintritt der Bestandskraft des Steuerbescheids bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufbewahrt werden.

Im Privatbereich sind zwei Besonderheiten zu beachten:

• Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren. Es sind jedoch auch die Gewährleistungsfristen zu beachten, wodurch eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein kann.

• Erzielen Steuerpflichtige aus Überschusseinkünften (z.B. nichtselbstständige Arbeit, Kapitaleinkünfte, Vermietung und Verpachtung) positive Einkünfte von mehr als 500.000 EUR im Jahr, besteht eine besondere Aufbewahrungsvorschrift. Danach sind die Aufzeichnungen und Unterlagen über die den Einkünften zugrunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufzubewahren.

Quelle | Bund der Steuerzahler Hessen e.V. vom 28.12.2015 „Zum Jahreswechsel Platz im Aktenschrank schaffen“

Der Ansatz einer zumutbaren Belastung bei der steuerlichen Berücksichtigung von Krankheitskosten als außergewöhnliche Belastungen ist nach Ansicht des Bundesfinanzhofs verfassungsgemäß.

Hintergrund

Beiträge für eine (Basis-)Krankenversicherung sind ohne Beschränkungen als Sonderausgaben abzugsfähig. Darunter fallen jedoch nur solche Ausgaben, die zumindest im Zusammenhang mit der Erlangung des Versicherungsschutzes stehen.

Ist dies nicht der Fall, können Krankheitskosten grundsätzlich als außergewöhnliche Belastungen in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Darunter fallen z.B. Aufwendungen für Zahnreinigung und Zweibettzimmerzuschläge sowie Aufwendungen für Zuzahlungen für Medikamente, die von den Krankenversicherungen nicht übernommen worden sind. Das Problem: außergewöhnliche Belastungen wirken sich nur dann steuermindernd aus, wenn die zumutbare Belastung (abhängig vom Gesamtbetrag der Einkünfte, Familienstand und Zahl der Kinder) überschritten wurde. Strittig war nun, ab dies auch für Krankheitskosten gilt.

Ansicht des Bundesfinanzhofs

In den entschiedenen Streitfällen argumentierten die Steuerpflichtigen, dass ihre Krankheitskosten von Verfassung wegen ohne Berücksichtigung einer zumutbaren Belastung abzuziehen seien. Denn das Bundesverfassungsgericht habe entschieden, dass Krankenversicherungsbeiträge Teil des einkommensteuerrechtlich zu verschonenden Existenzminimums seien. Dies müsse jedenfalls auch für Praxis- und Rezeptgebühren gelten. Diese Ansicht teilte der Bundesfinanzhof jedoch nicht.

Es ist verfassungsrechtlich nicht geboten, bei Krankheitskosten (einschließlich der Praxis- und Rezeptgebühren) auf den Ansatz der zumutbaren Belastung zu verzichten. Denn zum verfassungsrechtlich zu achtenden Existenzminimum, das sich grundsätzlich nach dem im Sozialhilferecht niedergelegten Leistungsniveau richtet, gehören solche Zuzahlungen nicht, da auch Sozialhilfeempfänger solche leisten müssen.

Beachten Sie | Eine Zuzahlung mag zwar dann nicht mehr zumutbar sein, wenn dadurch in das verfassungsrechtlich gesicherte Existenzminimum eingegriffen werden sollte. Das war in den Streitfällen angesichts der Einkünfte der Steuerpflichtigen und deren Aufwendungen von 143 EUR und 170 EUR aber nicht der Fall. Somit konnte der Bundesfinanzhof offenlassen, ob etwas anderes gilt, wenn der Steuerpflichtige Zuzahlungen leisten muss und dadurch das zu versteuernde Einkommen den Grundfreibetrag (8.652 EUR in 2016) unterschreitet.

Quelle | BFH-Urteil vom 2.9.2015, Az. VI R 33/13; BFH-Urteil vom 2.9.2015, Az. VI R 32/13

Die 2005 in Kraft getretene nachgelagerte Besteuerung von Renten verstößt nicht gegen das Grundgesetz. Das Bundesverfassungsgericht hat deshalb drei Verfassungsbeschwerden nicht zur Entscheidung angenommen.

Es ist mit dem allgemeinen Gleichheitssatz vereinbar, dass Renteneinkünfte aus den verschiedenen Basisversorgungen gleich behandelt werden, obwohl die hierfür bis 2004 geleisteten Beiträge teilweise in unterschiedlichem Maße steuerentlastet waren.

Quelle | BVerfG, Beschluss vom 29.9.2015, Az. 2 BvR 2683/11; Beschlüsse vom 30.9.2015, Az. 2 BvR 1066/10, Az. 2 BvR 1961/10

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz in der gesetzlichen Krankenversicherung für das Jahr 2016 beträgt 1,1 %. Er ist damit um 0,2 Prozentpunkte höher als im vergangenen Jahr.

Hintergrund: Der allgemeine Krankenkassenbeitrag, den sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber teilen, beträgt derzeit 14,6 %. Den individuellen Zusatzbeitrag, den Arbeitnehmer alleine tragen müssen, legt die jeweilige Krankenkasse selbst fest. Er richtet sich u.a. danach, wie wirtschaftlich eine Krankenkasse arbeitet und inwieweit die Krankenkassen ihre Finanz-Reserven im Sinne der Versicherten einsetzen.

Beachten Sie | Eine Krankenkasse muss ihre Mitglieder informieren, wenn sie ihren Zusatzbeitrag erhöht. Übersteigt der individuelle den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von 1,1 %, ist zusätzlich auf die Wechselmöglichkeit in eine günstigere Krankenkasse hinzuweisen.

Quelle | BMG, Mitteilung vom 29.12.2015 „Durchschnittlicher GKV-Zusatzbeitragssatz für 2016 bei 1,1 Prozent“