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Die Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 des Einkommensteuergesetzes (EStG) für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind bei einem Steuerpflichtigen, der seinen Gewinn aus selbstständiger Tätigkeit durch Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, nur erfüllt, wenn sämtliche Aufwendungen einzeln fortlaufend in einem gesonderten Dokument oder Datensatz aufgezeichnet werden. Eine reine Belegsammlung mit Aufaddieren der Positionen nach Abschluss des Veranlagungszeitraums ist nicht ausreichend. Da der Bundesfinanzhof gegen diese Entscheidung des Finanzgerichts Hessen kürzlich die Revision zugelassen hat, ist mit einer weiteren Präzisierung der Rechtsprechungsgrundsätze zu
rechnen.

Allgemeines

• 4 Abs. 5 EStG schränkt den Abzug für gewisse Betriebsausgaben ein. So wirken sich z. B. Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner und Kunden nur dann steuermindernd aus, wenn eine Grenze von 50 EUR eingehalten wird. Und auch für Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer besteht eine Abzugsbeschränkung.

Darüber hinaus sind die Aufwendungen i. S. des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b und 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Soweit diese Aufwendungen nicht bereits nach Abs. 5 vom Abzug ausgeschlossen sind, dürfen sie bei der Gewinnermittlung nur berücksichtigt werden, wenn sie besonders aufgezeichnet sind.

Beachten Sie | Bei den Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG handelt es sich um eine zusätzliche materiell-rechtliche Voraussetzung für den Betriebsausgabenabzug. Bei Verstößen droht das Abzugsverbot. Dieses Abzugsverbot wird auch bei einer Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschussrechnung so umgesetzt, dass die betroffenen Aufwendungen dem Gewinn als Betriebseinnahmen hinzugerechnet werden.

Häusliches Arbeitszimmer

Nach Ansicht der Finanzverwaltung bestehen keine Bedenken, wenn die auf das Arbeitszimmer anteilig entfallenden Finanzierungskosten im Wege der Schätzung ermittelt werden und nach Ablauf des Wirtschafts- oder Kalenderjahrs eine Aufzeichnung aufgrund der Jahresabrechnung des Kreditinstituts erfolgt. Entsprechendes gilt für die verbrauchsabhängigen Kosten (z. B. Wasser- und Energiekosten). Es reicht aus, Abschreibungsbeträge einmal jährlich – zeitnah nach Ablauf des Kalender- oder Wirtschaftsjahrs – aufzuzeichnen.

Quelle | FG Hessen, Urteil vom 13.10.2022, Az. 10 K 1672/19, Rev. BFH: Az. VIII R 6/24, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 242594; BMF-Schreiben vom 15.8.2023, Az. IV C 6 – S 2145/19/10006 :027, Rz. 25 f.

Ermittelt ein Steuerpflichtiger seinen Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung, ist die Art und Weise, in der er seine Aufzeichnungen geführt hat, eine Tatsache, die zur Korrektur eines bestandskräftigen Einkommensteuerbescheids führen kann, wenn sie dem Finanzamt nachträglich bekannt wird. Dies hat der Bundesfinanzhof entschieden.

Hintergrund: Ist die Rechtsbehelfsfrist von einem Monat abgelaufen, wird ein Steuerbescheid grundsätzlich bestandskräftig. Allerdings bestehen auch danach Berichtigungs- und Änderungsmöglichkeiten. Eine davon ist § 173 Abs. 1 Nr. 1 der Abgabenordnung (AO). Hier heißt es: Steuerbescheide sind aufzuheben oder zu ändern, soweit Tatsachen oder Beweismittel nachträglich bekannt werden, die zu einer höheren Steuer führen.

Die Tatsache, ob und wie der Steuerpflichtige seine Bareinnahmen aufgezeichnet hat, ist rechtserheblich, wenn das Finanzamt bei deren vollständiger Kenntnis bereits im Zeitpunkt der Veranlagung zur Schätzung befugt gewesen wäre und deshalb eine höhere Steuer festgesetzt hätte.

Da eine Schätzungsbefugnis in bestimmten Fällen auch bei (nur) formellen Mängeln der Aufzeichnungen über Bareinnahmen besteht, muss das Finanzgericht nun im zweiten Rechtsgang prüfen, ob die Unterlagen Mängel aufweisen, die zur Hinzuschätzung von Betriebseinnahmen führen.

Quelle | BFH-Urteil vom 6.5.2024, Az. III R 14/22, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 242363; BFH, PM Nr. 30/24 vom 4.7.2024

Nach der gesetzlichen Regelung des § 146a der Abgabenordnung (AO) müssen bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme (insbesondere elektronische Kassensysteme und Registrierkassen) ab dem 1.1.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Das Bundesfinanzministerium hat nun den Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO kommuniziert.

Das elektronische Mitteilungsverfahren wird ab dem 1.1.2025 über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen. Die Mitteilung kann wie folgt vorgenommen werden:

• per Direkteingabe im ELSTER-Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO“ auf www.elster.de,
• per Upload einer XML-Datei auf www.elster.de in MEIN ELSTER oder
• per Datenübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle.

Die Mitteilung von vor dem 1.7.2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. des § 1 Abs. 1 S. 1 der Kassensicherungsverordnung ist bis zum 31.7.2025 zu erstatten.

Ab dem 1.7.2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Dies gilt ebenfalls für ab dem 1.7.2025 außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme. Dabei ist zu beachten, dass bei der Mitteilung der Außerbetriebnahme vorher die Anschaffung mitzuteilen ist.

Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1.7.2025 außer Betrieb genommen wurden und im Betrieb nicht mehr vorgehalten werden, sind nur mitzuteilen, wenn die Meldung der Anschaffung zu diesem Zeitpunkt bereits erfolgt ist.

Das Bundesfinanzministerium geht in seinem Schreiben auch auf das Mitteilungsverfahren für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ein, das ebenfalls ab dem 1.1.2025 zur Verfügung steht.

Hier wird u. a. ausgeführt, dass von einer Mitteilung für solche EU-Taxameter und Wegstreckenzähler abzusehen ist, die ohne eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Dies gilt bis zur Implementierung der Sicherheitseinrichtung, längstens aber für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, d. h., bis zum 31.12.2025.

Quelle | BMF-Schreiben vom 28.6.2024, Az. IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 242593; BMF, FAQ unter www.iww.de/s11221